A ficha de EPI é o documento em que a empresa registra a entrega dos equipamentos de proteção individual ao trabalhador. Ela é obrigatória: a NR-6 exige que o fornecimento do EPI seja registrado, e a ficha é uma das formas admitidas — ao lado do livro e do sistema eletrônico.
Neste guia você vê o que a ficha precisa conter, como preencher passo a passo e por que ela é a sua prova em uma fiscalização. Ao final, um modelo pronto para download.
Por que a ficha de EPI é obrigatória?
A obrigação está no item 6.5.1, alínea “d”, da NR-6: cabe à organização registrar o fornecimento do EPI ao empregado, podendo adotar livros, fichas ou sistema eletrônico. A ficha não é uma burocracia opcional — é o meio de cumprir uma exigência da norma.
O motivo é prático. Se um trabalhador alega que nunca recebeu determinado equipamento, ou se a fiscalização do trabalho pede a comprovação, é a ficha assinada que prova que a empresa forneceu o EPI, orientou sobre o uso e cumpriu o item 6.5.1. Sem esse registro, a empresa fica sem defesa mesmo tendo entregado o equipamento.
O registro da entrega de EPI é uma das perguntas do checklist de SST para pequenas empresas, que também passa por PGR, PCMSO e treinamentos. É uma avaliação inicial e gratuita.
O que a ficha de EPI precisa conter?
A NR-6 não fixa um formulário único, mas, para cumprir sua função de prova, a ficha deve reunir os dados que ligam o equipamento certo ao trabalhador certo, na data certa:
- Identificação do trabalhador — nome, função e setor.
- Identificação da empresa — razão social e CNPJ.
- Descrição do EPI — tipo de equipamento e a que risco se destina.
- Número do CA — o Certificado de Aprovação de cada item.
- Quantidade e data de entrega — e, quando aplicável, a data de troca ou devolução.
- Assinatura do trabalhador — a confirmação de que recebeu e foi orientado.
Como preencher a ficha de EPI, passo a passo?
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Preencha os dados da empresa e do trabalhadorUma ficha por trabalhador, com nome, função e setor.
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Registre cada EPI entregueDescrição, número do CA, quantidade e data de entrega — um item por linha.
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Oriente e anoteInforme sobre o uso, as limitações e a conservação (item 6.7.2 da NR-6) e registre que a orientação foi dada.
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Colha a assinaturaO trabalhador assina confirmando o recebimento. É esse ato que dá valor de prova à ficha.
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Atualize a cada trocaNovas entregas, substituições por dano ou vencimento e devoluções entram na mesma ficha, mantendo o histórico.
Modelo de ficha de EPI para download
Preparamos um modelo de ficha de EPI pronto para usar, com todos os campos exigidos para comprovar a entrega. Baixe, adapte ao seu papel timbrado e comece a registrar.
Do papel ao registro digital
A ficha em papel cumpre a norma, mas tem limites conhecidos: some, molha, é difícil de auditar e depende de arquivo físico. Por isso o próprio item 6.5.1, alínea “d”, admite o sistema eletrônico, que deve permitir a extração de relatórios (item 6.5.1.1). O registro digital resolve a comprovação com assinatura eletrônica e histórico consultável — como no Módulo EPI Digital, que registra a entrega com data, hora e assinatura por reconhecimento facial. Para entender o equipamento em si, veja também o guia de tipos de EPI.
Cansou de controlar EPI no papel?
O Módulo EPI Digital da Bioproteção registra cada entrega com assinatura por reconhecimento facial, puxa o CA e o vencimento e emite a ficha automaticamente. Atendimento presencial em Maceió e nas cidades da rede.
Perguntas frequentes
A ficha de EPI é obrigatória?
Sim. O item 6.5.1, alínea “d”, da NR-6 exige que a organização registre o fornecimento de EPI ao empregado, podendo adotar livros, fichas ou sistema eletrônico. A ficha é uma das formas de cumprir essa obrigação.
O que não pode faltar na ficha de EPI?
Identificação do trabalhador e da empresa, descrição do EPI, número do CA, quantidade, data de entrega e a assinatura do trabalhador confirmando o recebimento. A assinatura é o que dá à ficha valor de prova.
A ficha de EPI pode ser digital?
Sim. A NR-6 admite o registro por sistema eletrônico, inclusive biométrico (item 6.5.1, alínea “d”), desde que permita a extração de relatórios (item 6.5.1.1). O registro digital facilita a auditoria e a comprovação da entrega.
Por quanto tempo guardar a ficha de EPI?
A NR-6 não fixa um prazo específico, mas a ficha deve ser mantida enquanto puder ser exigida como prova — durante o vínculo e pelos prazos de eventuais ações trabalhistas e de fiscalização. Por isso o registro digital, que não se perde, é vantajoso.
Fontes: NR-6 — Equipamento de Proteção Individual, itens 6.5.1 e 6.7.2 (gov.br).
